Podjetje lahko izdaja tako gotovinske kot negotovinske fakture za opravljeno dobavo blaga ali storitev. Zakonodaja in računovodski standardi pa določajo, katere sestavine mora izdana faktura vsebovati. Primer računa zatorej vsebuje določene podatke, ki so pomembni za pravilno izkazovanje poslovnega dogodka.

V nadaljevanju predstavljamo osnovne sestavine, ki jih mora vsebovati vsaka negotovinska faktura. To pomeni, da je znesek na knjigovodski listini plačan preko transakcijskega računa. Določeni podatki na fakturi se ne spreminjajo, določene podatke pa je potrebno pred izdajo preveriti in tudi spremeniti.

Primer računa s podatki, ki ostajajo enaki

Določene sestavine na vsaki izdani negotovinski fakturi ostajajo enake. Mednje sodi naziv in naslov organizacije ter davčna številka izdajatelja, pri čemer je potrebno paziti na predpono SI, če je podjetje zavezanec za DDV. Med druge obvezne podatke pa spadajo:

• Registrski organ, pri katerem je podjetje vpisano
• Matična številka
• Natančen znesek osnovnega kapitala, če je pravna oseba d.o.o. ali d.d.
• Opcijsko: številka transakcijskega računa ni obvezen podatek, vendar pa poenostavlja plačilo fakture. Podjetje lahko na fakturo zapiše tudi naslov elektronske pošte in kontaktni telefon. Tako so podatki kupcem venomer na voljo.

Primer računa s sestavinami, ki se spreminjajo

Določeni podatki na izdani negotovinski fakturi se spreminjajo, zato jih je potrebno ob izdaji preveriti in dopolniti s posodobljenimi podatki. Med splošne podatke spada datum izdaje fakture ter datum opravljene storitve oziroma datum opravljene dobave blaga. Med splošne sestavine spada tudi zaporedna številka fakture, ki se mora nadaljevati od prejšnje številke.

Na negotovinsko fakturo je potrebno zapisati tudi natančne podatke o prejemniku oziroma kupcu storitve, v kar je vključen naziv in naslov podjetja, davčna številka ter številka ID za DDV. Pri tem gre običajno za pravne osebe, kupec pa je lahko tudi fizična oseba. Na fakturo je potrebno zapisati tudi datum zapadlosti oziroma valuto plačila.

Izdajanje faktur v spletnem programu za račune

E računovodski spletni program v oblaku omogoča poenostavljeno izdajanje faktur, saj program samodejno številči zaporedne številke faktur, zato si številke pravilno sledijo in se ne podvajajo. Poleg tega lahko računovodja ali podjetnik enostavno vnašata naslov in naziv kupca, saj program črpa vse potrebne podatke iz javne baze, ki je ažurirana in posodobljena.

Poslovni program za vodenje računovodstva si v sistemu zapomni in shrani že nastavljene in vnesene podatke o artiklih, zato ob izdaji fakture ni potrebno prepisovanje. Pravilen primer računa v programu je mogoče izvoziti tudi v XML obliko ali pa kot eračun.