Prejeti računi so ključnega pomena za nadzor nad poslovanjem podjetja. Seveda nam nalagajo nekatere obveznosti, predvsem to, da jih pravočasno plačamo. A poleg tega moramo biti pozorni še na nekatere druge pomembne podrobnosti, ki jih lahko izkoristimo v svoj prid. Pri tem delu bomo najbolj uspešni, če znamo prejete račune ustrezno obdelovati in uporabiti pri svojih poslovnih procesih.

Prva prioriteta je obdelava prejetih računov v skladu z obveznostmi, ki jih postavlja zakonodaja. To je sicer odvisno od oblike podjetja in od dejanskih zahtev. Nekateri podjetniki s prejetimi računi ne bodo imeli omembe vrednega dela, le plačati jih je treba. V drugih podjetjih pa se tudi prejeti računi vestno knjižijo in so sestavni del računovodskih izkazov. Na to moramo paziti, še preden načrtujemo druge opravke s prejetimi računi.

Nato pa se lahko lotimo preostale obdelave, ki nam daje nekaj več svobode. Kako kar najbolje izkoristiti informacije, ki jih vključujejo prejeti računi?

Prejeti računi so del urejene podatkovne zbirke

Najbolje bo, da postavimo urejeno podatkovno zbirko s ključno poslovno dokumentacijo. Tako bomo imeli vse relevantne dokumente na enem mestu, lažje jih tudi smiselno razvrščamo, obdelujemo in uporabimo.

Za ta namen se praviloma poslužujemo računalniških programov, ki omogočajo delo z dokumenti. Obstajajo raznovrstna orodja, ki imajo takšne in drugačne funkcije pri delu z računi. Pričakujemo pa vsaj nekaj osnovnih možnosti:

• Vodenje evidence prejetih in izdanih računov
• Priprava plačilnih nalogov za prejete račune
• Priprava izkazov in poročil
• Vpogled v statistiko in podrobnosti poslovanja
• Filtriranje in segmentiranje glede na izbrane podatke
• Varno shranjevanje in enostaven dostop

Vse to so nujne naloge programa, ki ga uporabljamo za delo z izdanimi in prejetimi računi. Če se poslužujemo specializirane programske opreme, bodo vse te funkcionalnosti integrirane v celovit sistem, ki je v veliko pomoč pri poslovanju.

Avtomatizacija opravil, ki jih zahtevajo prejeti računi

Najbolj učinkovito bo delo s prejetimi računi v primeru, da zamudna in zahtevna opravila preprosto avtomatiziramo. To je pri prejetih računih vsekakor možno, sploh če poslujemo z e-računi.

Programska oprema nam v tem primeru omogoča samodejno knjiženje računov, nato pripravi plačilne naloge in jih izvozi v spletno banko. Tako se tudi plačila opravijo samodejno, brez potrebe po ročnem vnašanju vseh podatkov. Napredni programi omogočajo prilagoditev posameznih funkcij delovanja, predvsem glede zahtevanega knjiženja prejetih računov in priprave računovodskih izkazov. Če uporabljamo dober program, ki omogoča avtomatizacijo teh procesov, nam prejeti računi ne bodo nalagali veliko dodatnega dela.

Prejeti računi so lahko uporabni

Poleg tega, da prinašajo nekaj obveznosti, so lahko prejeti računi tudi vir dragocenih informacij, ki jih uporabimo pri upravljanju svojega poslovanja. Evidenca prejetih računov nam namreč daje vpogled v statistiko poslovanja, pove nam veliko o tem, kakšni so odhodki podjetja in kje nastajajo največji stroški. Prepoznamo lahko nepotrebne stroške in zmanjšamo odhodke. Z dobrim pregledom nad prejetimi računi bo veliko lažje uspešno poslovati, prej prepoznamo trende in pripravimo dober načrt za prihodnost. Vse to nam sporočajo prejeti računi, ki jih je treba zato primerno obdelovati, shranjevati in uporabljati.