Za večino podjetnikov je prav izdaja računa eno izmed tistih opravil, s katerimi se najpogosteje srečujejo. A to še ne pomeni, da gre za enostavno nalogo, ki jo bomo opravili povsem brez težav. Kaj lahko se izkaže, da nas tu čakajo nekatere preglavice, na katere moramo biti pozorni. Še zdaleč ne moremo računov pripravljati kar brez premisleka, paziti moramo na mnoge podrobnosti, ki nam lahko pokvarijo dan. Zna se zgoditi, da se znajdemo celo v velikih težavah.

Račun namreč ni le papir, na katerem je napisan znesek za plačilo. To je dokument, ki ima mnoge ključne informacije, iz katerih so razvidne podrobnosti o opravljenih storitvah oziroma prodanih izdelkih. Prepričati se moramo, da je na računu navedeno prav vse, kar mora tam biti, pogosto pa dodamo še kakšen podatek za boljšo preglednost. Tako je izdaja računa pomembna odgovornost, ki ji moramo nameniti dovolj pozornosti.

Kaj mora vključevati izdaja računa?

Najbolj pomembno je seveda to, da na račun napišemo vse tiste informacije, ki jih od nas zahtevajo predpisi. Zahteve na tem področju se sicer nekoliko razlikujejo, odvisno od tega, kakšno podjetje imamo in s kom poslujemo. Včasih imamo še kakšne dodatne obveznosti ali pa si kakšne komplikacije prihranimo.

Gotovo pa bomo na vsakem računu našli nekaj nujnih informacij. To so podatki o opravljenih storitvah oziroma prodanih izdelkih, vključno s ceno. Račun mora imeti še podatke o podjetju in o kupcu. Nekaj informacij pa je vezanih tudi na sam račun, na primer datum izdaje, datum zapadlosti, zaporedna številka. Nekaj razlik ima izdaja računa za podjetnike, ki so zavezanci za DDV, kar zahteva zapis dodatnih podatkov in obračuna davka. Če nismo zavezanci, pa moramo tudi to napisati na račun.

Kako poteka izdaja računa?

Račune lahko izdajamo na različne načine, važno je le to, da ima dokument vse potrebne podatke. Včasih sicer naletimo še na dodatne zahteve, kot velja za izdajo elektronskih računov, zato si običajno pomagamo z računalnikom in računovodskim programom. A tudi pri tem imamo več možnosti:

• Ročno pripravljanje računov, kar opravimo v urejevalniku besedil ali drugem programu
• Samodejno pripravljanje računov, za kar poskrbi računovodski program

Napredni računovodski programi nam izstavljanje računov močno poenostavijo, saj sami vnesejo vse podatke, ki jih je mogoče izpolniti samodejno. Dodamo le podrobnosti, ki jih program ne more sam predvideti, recimo količine in zneske, podatke o kupcu in podobno. Vsekakor nam tak program delo močno poenostavi, predvsem pa je pomembno to, da izdaja računa v tem primeru ne dopušča velikih napak.

Izdaja računa v elektronski obliki

Nekaj dodatne zmede lahko nastane, če imamo opravka z elektronskimi računi. To niso zgolj tisti računi, ki jih imamo v obliki datoteke na računalniku. Elektronski računi se ne primerjajo s tistimi, ki so napisani na papirju, temveč gre za posebno obliko računov, ki jih pripravljajo računovodski programi. To so računi, ki jih pripravimo v standardizirani obliki kot XML datoteko. Izdaja računa v tej obliki omogoča avtomatizacijo različnih postopkov, tudi uvoz v spletno banko. Takšnih računov ne moremo enostavno pripraviti sami, nam pa spet pomaga računalniški program.