Koliko dela vam nalagajo prejeti računi? To je povsem odvisno od podjetja, saj se ponekod sploh ne srečujemo s težavami na tem področju, nekateri podjetniki pa imajo stalno opravka s plačevanjem in knjiženjem prejetih računov in z mnogimi drugimi opravki, ki še spremljajo poslovanje s številnimi dobavitelji in drugimi poslovnimi partnerji.

V vsakem primeru je pametno premisliti o rešitvah, ki nam delo na tem področju olajšajo. Tu so na voljo možnosti za avtomatizacijo delovnih procesov, ki jih bodo rade volje izkoristili tako tisti, ki delajo v večjih podjetjih in imajo stalno opravka s prejetimi računi, kot tudi manjša podjetja in samostojni podjetniki. Vedno so namreč prejeti računi lahko vir dodatnega dela, zapletov in celo stroškov.

Kaj vse zahtevajo prejeti računi?

Na prvi pogled bi si morda mislili, da prejeti računi ne bodo povzročili veliko dela. Več truda vlagamo v izstavljanje računov, medtem ko prejete račune preprosto le plačamo. A včasih je prav s tem še več težav. Če želimo imeti dober nadzor nad svojim poslovanjem, bo treba opraviti kar nekaj nalog:

• Priprava plačilnega naloga
• Pravočasno plačilo računa
• Vodenje lastnih evidenc
• Knjiženje in priprava zapisov za DDV

Vse to so nujne naloge že ob povsem enostavnih prejetih računih. Vsako podjetje mora imeti dober nadzor nad svojim poslovanjem, to pa vključuje tudi ustrezno obravnavo prejetih računov. Še bolj kritično je to v primeru kakšnih posebnosti.

Posebni prejeti računi

Včasih se soočamo s kakšnimi posebnimi računi, ki predstavljajo še dodaten izziv. En primer so recimo e-računi, za katere potrebujemo ustrezno programsko opremo. Takšni računi nam lahko močno poenostavijo poslovanje, a se moramo najprej prilagoditi, da jih lahko uporabljamo in zares izkoristimo.

Omeniti gre še druge posebnosti, to so recimo prejeti računi v tujih valutah. Pri delu s takšnimi računi moramo biti pozorni na to, da ne pride do kakšnih nepravilnosti in neskladij. Pogosto jih je treba pretvoriti v domačo valuto, s katero plačujemo, včasih pa se plačujejo tudi neposredno v tuji valuti.

Poleg prejetih računov pa imamo opravka še s predračuni in ponudbami, s kakšnimi posebnimi ugodnostmi in dobropisi ter drugimi dokumenti, ki spremljajo prejete račune in poslovanje z različnimi poslovnimi partnerji. Tudi pri delu s temi dokumenti lahko naletimo na dodatne izzive.

Prejeti računi se lahko avtomatizirajo

Če imamo s prejetimi računi veliko dela, se splača premisliti o avtomatizaciji. V vsakem primeru nam prejeti računi nalagajo določene obveznosti, ki jih opravljajo tako velika podjetja kot mali in samostojni podjetniki. Zato je avtomatizacija lahko atraktivna rešitev, sploh če imamo na voljo dokaj enostavne programe in sisteme, ki nam to omogočajo.

V veliko pomoč je recimo že program, ki omogoča obdelavo prejetih računov. Pripravlja plačilne naloge in morda kar sam izvozi naloge v spletno banko, kjer se plačajo. Pripravljajo se tudi evidence in poročila. Naprednejši programi ponujajo še bistveno več, lahko pomagajo pri spremljanju stanja zalog, povezujejo se s prodajnimi sistemi, tako postanejo prejeti računi dejansko uporabni in koristni. Z naprednim sistemom te vrste je možno močno nadgraditi poslovanje, ne le avtomatizirati nekaj dela.